Kaufmännische/r Mitarbeiter/in
Empfang & Administration 50 % (m/w/d)

Deine Aufgaben
 

• Verantwortung für die Organisation und Koordination sämtlicher Aufgaben rund um  
  Empfang, Telefonzentrale und Besucherbetreuung

• Herzlicher Empfang und persönliche Betreuung unserer Besucherinnen und Besucher sowie professionelle Bedienung der Telefonzentrale in Deutsch und Französisch

• Sicherstellung eines positiven ersten Eindrucks und einer angenehmen Atmosphäre für unsere Gäste, von der Bewirtung bis zur Vorbereitung der Sitzungszimmer

• Planung und Koordination der Abläufe am Empfang sowie enge Zusammenarbeit mit der Stellenpartnerin zur Sicherstellung einer durchgängigen Betreuung

• Organisation und Koordination von internen und externen Veranstaltungen sowie Unterstützung bei deren Durchführung

• Selbstständige Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie Übernahme weiterer organisatorischer Aufgaben rund um den Empfang

• Einführung und Begleitung unserer KV-Lernenden im 1. Lehrjahr während ihres 
  Einsatzes am Empfang sowie Unterstützung bei ihrer Entwicklung im Berufsalltag

• Übernahme verschiedener kaufmännischer, administrativer und organisatorischer 
  Aufgaben aus unterschiedlichen Fachbereichen

• Sicherstellung der vollständigen Betreuung des Empfangsbereichs während Ferien- und Abwesenheitszeiten sowie Bereitschaft, das Arbeitspensum in diesen Phasen vorübergehend zu erhöhen
   

Das bringst Du mit
 

• Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung, idealerweise mit Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion

• Eine herzliche, offene und dienstleistungs- orientierte Persönlichkeit mit Freude am Umgang mit Menschen

• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu koordinieren und Prioritäten zu setzen

• Hohe Eigenverantwortung, Verantwortungs-bewusstsein und eine strukturierte Arbeitsweise

• Flexibilität und Freude an einem vielseitigen Tätigkeitsbereich mit unterschiedlichen Aufgaben und Ansprechpartnern

• Sicherer Umgang mit MS-Office; Erfahrung mit proAlpha ist von Vorteil

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Französischkenntnisse für die Betreuung der Telefonzentrale

• Bereitschaft, das Arbeitspensum während Ferienvertretungen vorübergehend auf bis zu 100 % zu erhöhen