Planification globale de l’espace de bureau au travers d’un processus participatif avec les maitres d’œuvre et les utilisateurs

Entretien avec Guido Rottkämper et Gabriele Church, Design2Sense – die Arbeitsweltverbesserer (les réformateurs du monde du travail)

Le bureau a été fondé en 2010 par Guido Rottkämper à Leipzig. Toutes les activités de planification du bureau d'architecture sont axées sur l'amélioration de l'environnement de travail et sur la recherche de solutions spatiales globales adaptées aux besoins spécifiques du client. Grâce à une démarche participative, avec le client et les futurs utilisateurs dans le cadre d'ateliers de travail, des analyses précises des besoins sont effectuées et des processus de changement sont initiés. Guido Rottkämper est un spécialiste des bâtiments administratifs et a suivi une formation de modérateur et de PNL. Gabriele Church, partenaire du bureau, est architecte du bâtiment et médiatrice économique. Dans la recherche de la solution idéale, la démarche de notre bureau est en premier lieu basée sur l'écoute et le réseautage.

Forts du slogan „les réformateurs du monde du travail“, vous vous êtes consacrés à l'aménagement des postes de travail. Comment en êtes-vous arrivés là?

Guido Rottkämper:
Avec le temps, nous nous sommes rendu compte que ce que nous faisions n'était ni une construction de bâtiments administratifs, ni un aménagement intérieur, ni une planification de mobilier. Notre mission est intrinsèquement liée au processus de travail. Au travers du processus participatif, nous nous introduisons dans la thématique globale de l’univers du travail. Et ce, jusqu'au point où nous initions un processus de transformation qui induira une modification du leadership.
A la Bauhaus-Universität de Weimar, je me suis consacré à la construction de bâtiments administratifs et j'ai longtemps réalisé de grands projets de construction pour une entreprise générale de construction qui considérait qu’un bâtiment était en fait une enveloppe. A l'époque déjà, il existait une approche participative et pour moi, il a toujours été très clair : un bâtiment administratif ne fonctionne pas comme une coquille vide. Il faut le penser depuis l'intérieur vers l’extérieur et comprendre en premier lieu comment travaillent les gens. Le passage de l'architecture d'intérieur à l'architecture extérieure doit être fluide. La solution doit être intégrative. Au cours d’ateliers de travail, j'ai réalisé combien les structures sont souvent inadaptées aux personnes qui y travaillent. Avec un nouveau bâtiment, de nombreuses entreprises ne cherchent qu’à prolonger le statu quo de leur travail dans l'avenir. Ce n'est pas la bonne voie.
Par principe, nous questionnons de manière très critique et initions des réflexions. Lorsque nos clients sont prêts à se lancer dans un investissement, nous leur demandons toujours: „Êtes-vous sûr de vouloir travailler de la même manière qu’aujourd'hui? Etes-vous sûr de ne pas investir à tors votre argent si vous ne faites que prolonger le passé?“
Nous avons choisi le nom Design2Sense parce que le design a quelque chose à voir avec sens et sensibilité: Sense and Sensitivity. Alors que nous cherchions une dénomination, j'avais le livre d’Oscar Niemeyer „We have to change the world“ sur ma table de chevet. Ma femme m'a dit: „Tu es un grand réformateur!“ Il existe une quantité incroyable de littérature sur „Comment habiter mieux“, mais aucune littérature sur „Comment travailler mieux“. Or nous passons plus de temps en état de conscience active au bureau qu'à la maison. Chacun est donc en droit d’exiger du mieux au travail. Ça s'est passé ainsi, c'est notre revendication. J’entends - c'est une mission!

Gabriele Church:
Je viens de l'architecture classique et j'ai réalisé de nombreux projets de construction différents. Pour ma part, j’ai accumulé avec le temps un grand capital de frustration, parce que les utilisateurs n'ont pratiquement jamais été interrogés et qu'ils ont ensuite été insatisfaits de mes prestations en tant qu'architecte responsable. C’est pourquoi je considère que le processus participatif est réellement sensé. Je me suis également beaucoup penchée sur la question de la gestion des conflits. Etant moi-même médiatrice économique, je sais comment surviennent les conflits dans les entreprises. C’est ainsi que nous nous sommes rencontrés et que nous nous sommes dit : nous pouvons faire mieux!

Guido Rottkämper:
C'est aussi simple que ça. La connaissance immanente d'un bâtiment est acquise, parce que les personnes concernées ont leur expérience du passé et ont également des souhaits au sujet de ce que devrait être l'avenir. En fin de compte, nous mettons exactement ce potentiel en évidence - c'est tout. Les employés savent le mieux quelle est leur façon de travailler et ce dont ils ont besoin. Nous faisons ressortir ce savoir dans le cadre des ateliers. Les participants ont l'occasion de faire plus ample connaissance et d'échanger des idées - comme peut-être jamais auparavant. Ensuite, ils trouvent des solutions et se demandent pourquoi ils ne les avaient pas trouvées par eux-mêmes.

N'y a-t-il pas un danger de pseudo-participation – au final, la direction fait malgré tout ce qu'elle veut?

Gabriele Church
C'est un grand danger. Il arrive effectivement qu'après l'atelier participatif, lors de l'établissement des budgets, les chefs tentent de changer certaines choses. Guido se fait, dans ce cas-là, l'avocat des employés et met les décideurs en garde contre le fait de duper le personnel. Nous appelons même à impliquer dès le départ les employés les plus critiques.

Guido Rottkämper
Lorsque, en tant que conseillers, nous avons l'impression d'être abusés, j’invite, pour diverses raisons, à ne pas contourner le processus. La prise de décision est tout simplement plus démocratique. Les décideurs individuels au niveau de l’encadrement sont dépassés, car seuls, ils ne sont pas en mesure d’apporter de réponses.

 

 

Comment abordez-vous précisément vos missions de planification? Comment trouvez-vous des solutions en collaboration avec les clients et les utilisateurs?

Guido Rottkämper:
Une conversation détendue! Nous essayons dans une large mesure de nous passer de représentations photoréalistes. Car nous avons remarqué que les images souvent créées de nuit au bureau par un visualiseur surmené se gravent fortement dans la tête du client. Et ce, à un moment où certaines décisions à prendre ne sont pas encore d’actualité. Elles donnent le sentiment que tout est „presque déjà installé“. Par la suite, il nous faut d'autant plus argumenter lorsqu’il s’agit de ces points-là. Nous traçons le chemin vers la manière d’être ensemble et nous restons tout d’abord à un niveau sociologique. Nous exprimons spatialement ce qui est temporel et sociologique. Ce processus de recherche ne nécessite aucune visualisation. Nous voulons que les participants développent leurs propres images dans leur tête.

 

»Au cours de nos ateliers, nous travaillons avec des cartes imagées qui, d'un point de vue des associations, fonctionnent plus rapidement que les mots.«

Comment les idées se matérialisent-elles alors, comment les images présentes dans les têtes peuvent-elles prendre corps et former les nouveaux espaces?

Guido Rottkämper:
Plus tard, nous transposons le tout sur des esquisses de plans, la structure en cellules ou non étant élaborée dans un deuxième temps. Nous présentons plusieurs variantes le plus différentes possible les unes des autres. L'éventail des possibilités est discuté lors d'un autre atelier. Ensuite, nous commençons à convertir différentes approches en scénarios idéaux. C'est un processus de recentrage, car beaucoup de gens ne savent pas lire les plans architecturaux. Il est de notre devoir de nous assurer que le client peut se représenter dans sa tête, sur la base de nos présentations, le déroulement de sa journée, avant qu'il ne valide le plan. S'il n'a pas son mot à dire au sujet du plan, alors la planification n’a aucune valeur.

Gabriele Church:
Comme nous ne souhaitons pas tourner indéfiniment en rond, notre méthode est rapide et mène plutôt à un consensus. Souvent, certains décideurs ne sont pas très sûrs de leur affaire. Mais si par contre, ils acceptent de se fier à l'intelligence collective des collaborateurs, ils retrouvent de l’assurance.

Que faites-vous pour améliorer la capacité de projection des clients? Que pensez-vous des représentations virtuelles en 3D?

Guido Rottkämper:
Une conversation détendue! Nous essayons dans une large mesure de nous passer de représentations photoréalistes. Car nous avons remarqué que les images souvent créées de nuit au bureau par un visualiseur surmené se gravent fortement dans la tête du client. Et ce, à un moment où certaines décisions à prendre ne sont pas encore d’actualité. Elles donnent le sentiment que tout est „presque déjà installé“. Par la suite, il nous faut d'autant plus argumenter lorsqu’il s’agit de ces points-là. Nous traçons le chemin vers la manière d’être ensemble et nous restons tout d’abord à un niveau sociologique. Nous exprimons spatialement ce qui est temporel et sociologique. Ce processus de recherche ne nécessite aucune visualisation. Nous voulons que les participants développent leurs propres images dans leur tête.

»Dans notre approche, lécoute est essentielle.«

Vos clients sont donc eux-mêmes les concepteurs de leur nouveau monde du travail?

Guido Rottkämper:
Nous suivons la voie d’un processus de co-création et prenons garde à ne pas imposer notre propre griffe. En fin de compte, tous les projets que nous avons réalisés diffèrent complètement les uns des autres parce que nous construisons ce que le client veut. Nous proposons des choix et donnons des impulsions. Mais la décision finale est prise au sein de l'entreprise. Le client est notre designer. Nous n'abordons pas les projets dans le but de les publier dans un magazine, mais afin que les utilisateurs s’y sentent bien à l’avenir.

 

»Nous suivons la voie d'une processus de co-création et prenons garde à ne pas imposer notre propre griffe.«

Quelle est aujourd’hui, selon vous, le plus gros challenge lors de la réalisation de nouveaux espaces de bureaux?

Gabriele Church:
L'acoustique et la lumière sont deux domaines complexes. Le sujet de l'acoustique est toujours présent, mais nous nous rendons compte, que nous devons l'introduire bien plus tôt dans le processus

Guido Rottkämper:
Les questions concernant l’acoustique ne peuvent pas simplement être résolues avec des produits. Nous étudions l'espace d’un point de vue physique, temporel et social. Il y a souvent des aspects qui permettent d’intégrer un point dans un autre. En règle générale, nous faisons toujours appel à un expert en acoustique afin de clarifier ces questions à un stade précoce. Les solutions ultérieures faisant appel à des produits additionnels coûtent toujours de l'argent. Un zonage judicieux, par contre, ne coute rien. Les clients doivent également être sensibilisés sur l’origine des perturbations sonores. Une culture du bruit en fait partie. Où dois-je passer mes appels téléphoniques?, quand?, etc. Nous avons, par exemple, introduit „le mardi tranquille“ au bureau. Ainsi, de nombreux partenaires commerciaux n'appellent généralement pas le mardi.

Comment des changements organisationnels, des modifications de la structure des espaces peuvent-ils par la suite être en conformité avec cette revendication?

Guido Rottkämper:
Grâce à des constellations de pièces dans l’espace global. Par la suite, le client doit tenir compte lui-même de ces questions acoustiques lors des changements. Nous développons actuellement de nombreuses solutions de boîtes. Cela permet de concevoir des unités de tailles plus réduite. Les produits disponibles sur le marché ne fonctionnent pas de manière optimale parce que la question de l’aération n'est généralement pas résolue correctement. Le fait de pouvoir intégralement déplacer ces modules est idéal. Tout d'abord un zonage, puis la possibilité de s’isoler. Le reste est une question de mobilier. Vient ensuite la grande flexibilité. La surface disponible est comme une grande scène sur laquelle on peut se déplacer. Le développement de produits y est essentiel. Il s’agit de trouver des solutions intégratives : Puis-je m'asseoir correctement? Où puis-je me connecter? Est-ce-que l’aération, l’acoustique et la lumière conviennent? Nous devons donc trouver une solution extrêmement compacte!

 

Quel est le rôle de l'identité d'entreprise et de son intégration structurelle dans vos projets?

Guido Rottkämper:
L'espace et la culture constituent l'identité! Ce que nous développons, ce sont les espaces caractéristiques de cette culture d'entreprise. L'identité d'entreprise inclue à la fois les valeurs de représentativité vis à vis de l'extérieur, mais également les valeurs internes. C'est ce qu'on appelle l'image de marque de l’employeur, lorsque le collaborateur a la possibilité de participer activement à la conception de ses espaces de travail.

Est-ce-que tous les meubles dont le monde du travail moderne a vraiment besoin ont déjà été inventés? Dans vos projets, on trouve de nombreuses solutions individuelles et des aménagements sur mesure. Quelle est la volonté de vos clients de vous suivre dans cette démarche?

Guido Rottkämper:
Environ un tiers à la moitié de tous les meubles que nous utilisons sont des fabrications individuelles, le reste étant des meubles de série. Les cuisines d’appoint, par exemple, sont des éléments importants dans la structuration de l'espace. Le mobilier d'assise disposant d’un espace de rangement intégré pour les réunions de l’ensemble du personnel est essentiel. Il s'agit toujours de solutions individuelles. Les comptoirs d’accueil sont également caractéristiques. La bonne solution artisanale avec une fixation par queue d'aronde est très demandée en ce moment. Le mobilier individuel et original en bois massif..., nos clients les apprécient particulièrement. Aussi, nous nous consacrons beaucoup au développement de produits parce que les clients exigent de plus en plus des solutions qui n’existent pas sur le marché.

Gabriele Church:
De grandes étagères dans la zone d’accueil sont également très demandées actuellement comme des grandes boîtes postale. En effet, de plus en plus d'employés se font expédier des achats privés en ligne à l’adresse de l'entreprise, où ils doivent tout d'abord être stockés. Les informaticiens aiment enlever leurs chaussures de ville, ils ont alors besoin d'un rayonnage pour le rangement des chaussures. De nouveaux concepts de déplacement, tels que par exemple l'utilisation de vélos électriques pliants, sont de plus en plus populaires et nécessitent également un espace de rangement dédié. Enfin, des casiers individuels sont très appréciés lorsqu’on vient en vélo et qu’on souhaite se changer. Toutes ces exigences sont susceptibles d’être intégrées dans un concept de bureau holistique.

 

Et le maitre d’ouvrage est-il prêt à dépenser de l'argent pour ces aménagements spéciaux?

Guido Rottkämper:
Oui, tout-à-fait! Car de nombreuses entreprises craignent de ne pas pouvoir recruter à l'avenir le personnel dont elles auront besoin. C'est pourquoi, elles investissent dans l'attractivité de leur site. C'est le principal déclencheur. Les entrepreneurs n'investissent pas forcément dans le but d’éviter l'épuisement professionnel. Une argumentation portant sur l’attractivité de l’entreprise pour les nouveaux salariés permet, en jouant un peu sur la peur, de convaincre les employeurs! Beaucoup de candidats renoncent aujourd'hui à un emploi quand ils trouvent leur futur lieu de travail peu attrayant. L'espace en tant qu'instrument de recrutement est donc extrêmement important. Les coûts additionnels générés par l'aménagement et la décoration intérieurs sont sans commune mesure par rapport aux coûts des chasseurs de têtes et des phases de formation.

Gabriele Church:
Nous avons eu un maitre d’ouvrage qui nous a dit: „Faites en sorte que le postulant sache dès son arrivée - avant même l'entretien - qu'il veut travailler pour nous“. Nous souhaitons installer davantage de bonne humeur et de bien-être au travail.

Guido Rottkämper:
Quelle belle mission!

 

Dans quelle mesure la santé des employés joue-t-elle un rôle dans vos planifications?

Gabriele Church:
Nous travaillons beaucoup avec des tables hautes, elles sont désormais particulièrement demandées pour y tenir des réunions. Nous intégrons ainsi des incitations au mouvement dans le déroulement habituel de la journée. Lorsqu’on passe 20 % ou plus de son temps en réunion, c’est un bon moyen pour être contraint de changer de posture. Les gens bougent intuitivement plus, si différentes configurations de l’espace et de l’aménagement sont rendues possibles grâce à un mobilier adapté et s'ils peuvent se déplacer régulièrement dans différents espaces.

Guido Rottkämper:
Il a également été prouvé qu’un collaborateur satisfait est moins souvent malade. La valorisation, le fait d’être sollicité et de participer à la prise de décision contrent l'impuissance. La bonne santé mentale permet de réduire les départs de personnel et les arrêts maladie. Les comités d'entreprise n'exigent plus des bureaux réglables en hauteur, car tout le monde travaille en général en position assise. Il nous est déjà arrivés que des employés souhaitent une salle de fitness à l'étage, mais dans un même temps, ils se sont plaints de ne pas disposer tous d’une place de parking à proximité. Bien inspiré, le conseil d’administration a alors décidé de fermer complètement le parking de l'entreprise, de sorte que tout le monde a été contraint de chercher des places de parking libres en ville. Ainsi, le trajet plus long jusqu'à la voiture ou le trajet à bicyclette pour se rendre au travail se sont révélés être des mesures bien plus sensées pour la forme physique. Le conseil d’administration avait réglé le problème.
Cependant, lorsque je suis confronté à des postes de travail fixes et à des postures répétitives, je ne peux éviter les solutions d'assise ergonomiques et les propositions de remise en forme. Certaines salles peuvent également être utilisées temporairement d'une manière différente et multifonctionnelle : comme salle de yoga, comme salle de prière avec toilettes et point d’eau - ou comme salle de repos, de retrait ou de calme. Ensemble, on trouve toujours une solution.

»L'espace en tant qu'instrument de recrutement est extrêmement important aujourd'hui. Nous regroupons la diversité des opinions au sein de l'entreprise de manière à identifier ce qui au final est viable. C'est ainsi que nous fédérons le consensus et l'identification.«

Vous vous définissez comme „ignorant les frontières interdisciplinaires“?

Gabriele Church:
L'architecture et la construction sont en soi des domaines particulièrement délimités. Nous y incluons toujours d'autres aspects et sujets d'actualité afin de prendre en compte des points de vue prospectifs. Quand on réfléchit sur un projet, il y a toujours la dimension „faisabilité“ mais aussi le fait „de voir plus loin“. Nous regardons toujours ce qui est susceptible de se passer à ce niveau, s’il y a des sujets que le client n'a pas encore pensé et qui doivent y être intégrés. Ce qui est totalement nouveau pour nous, c'est que, pour de grandes entreprises, nous devions gérer des questions telles que la mobilité. Comment les gens se rendent-ils à leur poste de travail? Pour cela, il est nécessaire de regarder plus loin que le bord de l’assiette – au-delà de l'enveloppe du bâtiment.

Guido Rottkämper:
Lorsqu’on essaye de poursuivre une approche holistique, le bord de l’assiette est très dérangeant. Pour que nous puissions travailler ainsi, il nous faut affranchir les clients de l'idée qu’ils se font à propos de notre appartenance à telle ou telle catégorie. Cela conduit à des appels intéressants de la part de grandes entreprises du type: „Nous savons ce que sont les postes de travail, mais nous ignorons ce que sont les ‚nouveaux postes de travail‘ et ce que les ‚nouveaux environnements de travail‘ sont susceptibles de signifier pour nous“. Aucun manuel n'apporte aujourd'hui de solutions à ces questions. C'est comme ouvrir un baril, et voir de quoi il s'agit. C'est notre mission. Nous ouvrons des perspectives et apportons de l'aide – y compris pour les structures de communication. Il s'agit toujours de processus de réflexion immédiate et d’introspection. Nous exprimons tout cela par l’intermédiaire de l'espace. Les entreprises nous sont reconnaissantes d'avoir ignoré le bord de l’assiette.

Gabriele Church:
Nous ne sommes pas simplement des conseillers qui noircissent du papier, nous mettons en œuvre.

Guido Rottkämper:
Nous rassemblons la diversité des opinions au sein de l'entreprise pour savoir ce qui au final est recevable.

 

Qu'est-ce que cela signifie dans la pratique et comment constituez-vous votre équipe?

Guido Rottkämper:
Les hommes se concentrent sur le fait de laisser une empreinte derrière eux - c'est la raison pour laquelle peu d'hommes et un plus grand nombre de femmes travaillent pour nous. D'autant plus que l'architecture d'intérieur et l'aménagement intérieur sont davantage l'apanage des femmes. Nous sommes „les réformateurs du monde du travail“ - c'est pourquoi mon nom n'apparait pas dans le nom de notre entreprise. Seule l'idée est importante pour moi. Nous nous concentrons sur la culture du „nous“ (le „WeQ“) et non sur la culture du „moi je“ (le „IQ“), et c’est un domaine où les femmes sont meilleures. Tant que nous travaillons avec une entreprise, nous en devenons partie intégrante. Au sein de l'équipe, nous avons par ailleurs tous suivi une formation en communication. Et l'écoute est essentielle à notre approche. Cela peut paraître paradoxal, mais tient au mode de fonctionnement que nous défendons.

 

Nous vous remercions pour cet entretien!

Interview: Dorothea Scheidl-Nennemann
Photos: André Bolliger